展覽運輸 細節(jié)決定一切 溝通最為重要

【好展會網(wǎng)  物流專題】 <p><font face="Courier"> 展覽會是一個系統(tǒng)工程，從組展到展品運輸，再到展臺搭建，直到展覽本身，環(huán)環(huán)相扣，任何一環(huán)脫節(jié)，展會便無法順利進行。在整個展覽流程中，展覽運輸是一個打前戰(zhàn)的工作。記者近日就運輸?shù)脑掝}，采訪了寶川國際運輸有限公司經(jīng)理周宇遜。在他對運輸?shù)慕庾x中，參展商或許會得到一些啟發(fā)。 </font></p> <p><font face="Courier">　　運前：事無巨細做準備 </font></p> <p><font face="Courier">　　一些大型展覽會，組展商通常會指定一個運輸商作為其展覽會的運輸代理。品牌展覽會指定的往往也是服務好、信譽佳的運輸商。一個展覽會有國際展商，也有國內(nèi)展商。國際展商通常由一些國際性的運輸公司代理運輸。組展商申請展會批文在海關備案時，會同時將運輸代理在海關備案。組展商委托了哪家運輸公司，海關才受理哪家公司的報關業(yè)務。 </font></p> <p><font face="Courier">　　將貨物詳情告訴運輸商 </font></p> <p><font face="Courier">　　周宇遜告訴記者，參展商在確定參展以后，組展方會通知參展商委托了哪家運輸公司做展覽會的運輸代理。參展商也可以主動向主辦方了解，該展覽會由哪家公司來做運輸業(yè)務。與此同時，運輸商也會得到一份參展商名錄并主動與參展商聯(lián)絡，并會將一份貨單傳給參展商，上面將收費標準、發(fā)貨日期、收貨人等項目列出，參展商應該盡可能地將貨物的情況填寫清楚并回傳。要將貨物的詳細情況告訴運輸商，比如有沒有超長、超大型的和特別要求的貨物。 </font></p> <p><font face="Courier">　　包裝箱的<a target="_blank"><font color="#000000">標簽</font></a>要細致入微 </font></p> <p><font face="Courier">　　在國內(nèi)，展品的包裝通常由參展商自己解決。包裝一定要做到細致入微，要在貨物的包裝箱上將標簽填好，企業(yè)名稱、展覽會的名稱、展臺號、日期、貨物名稱等細節(jié)都要寫清楚。 </font></p> <p><font face="Courier">　　周宇遜對記者說：這些雖然是細節(jié)，但很容易產(chǎn)生麻煩。有的企業(yè)只寫展覽館的名稱，沒有寫展會名稱，就會耽誤運輸。比如北京國際展覽中心很大，經(jīng)常同時舉辦兩個或者三個展覽會。如果展會名稱不清楚，運輸商就不知道該將展品送到哪個館。 </font></p> <p><font face="Courier">　　企業(yè)名稱和日期也應明確。企業(yè)在公司所在地發(fā)貨經(jīng)常會遇到這樣的情況，企業(yè)找的運輸商常常為了壓低成本，將貨物轉(zhuǎn)包出去。展品經(jīng)常會被幾次轉(zhuǎn)包，最后由一家有運輸實力的公司把貨物集中起來統(tǒng)一發(fā)貨。由于幾經(jīng)轉(zhuǎn)手，最后接貨的公司并不知道該貨的貨主是誰。如果貨物標簽上公司名稱不清楚，展覽會的運輸代理去提貨的時候，就不知道哪一件是要參加展覽會的展品。在展覽旺季，展覽會的運輸商每天收到的貨物很多，常常分屬不同的展覽會。因此，展品運輸時標簽的內(nèi)容就顯得格外重要，一旦沒有寫清楚，就容易造成貨物丟失或進錯場館的情況。 </font></p> <p><font face="Courier">　　一些大件設備，比如紡織機械等，基本都是大廠商生產(chǎn)的，他們參展通常會自己派車將貨物運到展覽會。如果不是自己運輸，展品包裝外的標識更要全面。周宇遜對記者說：這些方面，歐美國家比較規(guī)范。比如在較大設備的箱外，他們會在箱子四角用火燙出鏈子狀的標志，表明這里是可以用來吊的位置。另外，機器的重量、重心、方向等都有清楚的標志。這樣，展品進場時工人搬運操作起來就不會把貨物碰壞。如果展品是易碎品，在包裝時里面要加好防震的材料，箱子外面要特別注明易碎標志。如果展品不能倒放，也應該標明清楚。因為在航空運輸貨物進不去艙門時，運輸人員如果看到不能倒放的標志，就不會倒放，而會建議該展品換飛機或者采取其他的運輸方式。 </font></p> <p><font face="Courier">　　國際展商不能隨意選擇運輸商 </font></p> <p><font face="Courier">　　一個展覽會有國際展商，也有國內(nèi)展商。一些國際性的運輸公司，國際展商通常由其代理去與其聯(lián)絡。國際展商雖然可以選擇運輸商，但需要注意的是：對于普通商品來說，參展商可以任意選擇一個運輸公司來承運，但是對屬于海關監(jiān)管的展覽品的運輸，則不是任何公司都能被選擇的。按海關的規(guī)定，展品進來時暫時不收稅，因為展覽會閉幕后還要出境，在海關監(jiān)管下保證這批貨不會在國內(nèi)隨便賣掉，產(chǎn)生一些逃稅問題。而在眾多運輸公司中，目前，并不是每個公司都可以做這種監(jiān)管運輸?shù)臉I(yè)務。因此，海外參展商在參加展會時要特別注意這個問題。 </font></p> <p><font face="Courier">　　運中：緊密聯(lián)系運輸商 發(fā)貨后及時告訴運輸商 </font></p> <p><font face="Courier">　　完成了發(fā)貨準備后，參展商便要發(fā)貨。發(fā)貨后要通知展覽運輸商，告訴對方負責人已經(jīng)發(fā)貨，并將運單傳真過去，將發(fā)了什么樣的貨、通過哪家公司發(fā)的等寫明。通知的方式最好不要僅用電話，最好以文件的形式發(fā)傳真，一是便于對方留底查貨，二是展覽會期間很忙，對方聯(lián)系人不在的情況下，也會由其他負責人根據(jù)文件上的內(nèi)容進行核對。 </font></p> <p><font face="Courier">　　參展商要有專人負責運輸 </font></p> <p><font face="Courier">　　在運輸過程中，并不是將貨物發(fā)完就了事了。與運輸代理的溝通最為重要。作為參展商，參加展覽會每個環(huán)節(jié)應該由專人負責，運輸也不例外。一些展會由于內(nèi)部溝通沒有做好，運輸公司通常會有找不到人的情況發(fā)生，這樣很容易耽誤時間。 </font></p> <p><font face="Courier">　　靈活應對特殊情況 </font></p> <p><font face="Courier">　　另外，在運輸過程中通常會有一些意外情況發(fā)生。按照一般展覽會的慣例，參展的貨物通常是開幕前兩天運到，但經(jīng)常會有例外情況。比如，一個最典型的例子，去年在北京中國國際展覽中心由中國紡織工業(yè)協(xié)會、中國國際<a target="_blank"><font color="#000000">貿(mào)易</font></a>促進委員會主辦的第九屆中國國際紡織機械展覽會(CITM E 2004)舉辦日期是10月12日至16日。該展開幕前，北京市交管部門突然下達一道規(guī)定，9月25日到10月7日不準外地車進京。由于紡織機械往往是非常大型的設備，光調(diào)試至少就要用上兩天時間，所以許多企業(yè)都要早早地進入場館。所以，作為運輸代理的寶川公司，只好通知企業(yè)要么提前運展品，要么10月7日以后再運。 </font></p> <p><font face="Courier">　　北京經(jīng)常會有一些政治會議、外事活動。在這個時期，往往會有交通管制。而參展商對此情況通常不了解，但　展覽運輸商對此經(jīng)驗會更豐富。因此，參展商一定要與運輸商緊密聯(lián)系，按運輸商的要求辦理相關手續(xù)。比如進京卡車需要各種證件、文件等。為了應對這種情況，一些集裝箱夜里進京，但是展覽中心無人上班，無法卸貨，而且晚上操作的危險性比較大。如果參展商有特殊情況需要夜里加班，要與運輸方溝通好，由運輸方負責與展覽中心和搬運方協(xié)調(diào)，但是夜里加班費用應該由參展商支付。 </font></p> <p><font face="Courier">　　進館：迅速有序搬進場 </font></p> <p><font face="Courier">　　在整個運輸環(huán)節(jié)中，進館是最緊張的環(huán)節(jié)。很多運輸商的項目經(jīng)理都形容，進館就像是在打仗。 </font></p> <p><font face="Courier">　　對于參展商來說，進館時也要懂得保護自己的權益。參展商應該找主辦方指定的運輸代理搬運貨物，但一些展覽會很多參展商的展品卻是自己運進展館的。 </font></p> <p><font face="Courier">　　留心游擊隊式的搬運工 </font></p> <p><font face="Courier">　　目前，很多展覽館管理不善，展覽館里常常有一些游擊隊式的搬運工。他們看見展商進來就蜂擁而上，以極低的價格承攬搬運業(yè)務。他們的價格雖然很低，但是服務的安全性沒有保證。組展商與指定的展覽運輸商都合同在先，如果在搬運中出現(xiàn)展品或人員的損傷，參展商可以找組展商要求一個合理的解決方式。 </font></p> <p><font face="Courier">　　游擊隊式的搬運工在搬運過程中發(fā)生貨物損壞時，通常的辦法就是逃跑。有的甚至本身就不是真正的搬運工，因此在搬運過程中，常常會有盜竊展品的事件發(fā)生。游擊隊式的搬運工雖然價格便宜，但是展商圖便宜發(fā)生展品損傷的問題是沒有辦法解決的。 </font></p> <p><font face="Courier">　　為節(jié)省時間，進館要聽從展覽運輸商的安排 </font></p> <p><font face="Courier">　　由于展覽<a target="_blank"><font color="#000000">會展</font></a>前準備時間非常短，因此，展品進館時間就更顯緊張。所有展商都希望自己第一個進館、第一個出館，但這是不現(xiàn)實的。在一些大型機械展中往往有這樣的事情發(fā)生，某個展商的展品很大，其第一個進館并擋在展館中間，之后誰的展品也進不去。為了盡量節(jié)約進館時間，參展商應該聽展覽運輸商的安排，由展覽運輸商憑經(jīng)驗統(tǒng)籌安排，通過這種方式盡可能地爭取時間。 </font></p> <p><font face="Courier">　　一些特殊展覽，如紡織機械展需要有測試的時間。有的大機器測試需要很長時間，而競爭對手又與自己在展會上同臺競爭，這就考驗一個公司在整個流程中的現(xiàn)場協(xié)調(diào)和操作能力。 </font></p> <p><font face="Courier">　　展后：還要溝通運輸商 </font></p> <p><font face="Courier">　　目前，國際、國內(nèi)同題材的展覽會很多，很多企業(yè)經(jīng)常會希望在一個展覽會后再去參加另外一地的展覽會。這在運輸上，也要注意一些問題。 </font></p> <p><font face="Courier">　　周宇遜告訴記者，如果是本地展品參加多個展覽會，問題不會太大，可以自己找運輸公司，也可以將貨物交給此次展會的運輸代理，由他負責將貨物發(fā)往新的展覽會。 </font></p> <p><font face="Courier">　　進口展品事先要與運輸代理溝通 </font></p> <p><font face="Courier">　　如果是進口展品，就要事先與運輸代理溝通，因為海關監(jiān)管的產(chǎn)品，報關手續(xù)比較繁瑣。參展商再到另一地參展需要轉(zhuǎn)關，比如參展商在北京參加展會后又要把展品發(fā)到上海去參加另外一個展會，應該首先了解這個展會是不是海關監(jiān)管備案的展覽會。如果有備案，又時間允許，則可以由北京轉(zhuǎn)關到上海。 </font></p> <p><font face="Courier">　　兩邊海關有時候可能會因某個細節(jié)有不同意見，因此，轉(zhuǎn)關文件在辦理時需要一定的時間。在這種情況下，如果兩個展覽會日期非常相近，一定要提前向運輸代理了解可否轉(zhuǎn)關，如果能轉(zhuǎn)，在此次展會期間就要提前做好準備。如果不能轉(zhuǎn)，最好準備其他的展品參加另一個展覽。 </font></p> <p><font face="Courier">　　如果兩個展覽會不在同一國，除了考慮海關轉(zhuǎn)關時間的因素外，還要考慮運輸?shù)膯栴}。比如參加完北京的展覽會再參加新加坡的展會，如果時間很接近，最好不要將展品轉(zhuǎn)關。很多人認為，如果海關沒問題，北京和新加坡的展覽會時間很近也能參展，其實并非如此。每年某些季節(jié)是航空公司空運的旺季，有時候空港運輸太緊，航空公司不接受訂艙，這樣會使展品無法及時運抵目的地。 </font></p> <p><font face="Courier">　　因此，對于展后想用同一批展品參加另外的展會的參展商，尤其是海關監(jiān)管下的展覽品，一定要與運輸代理緊密聯(lián)系溝通，并聽取他們的意見。 <br /> 到國外參展要慎重挑選代理商 </font></p> <p><font face="Courier">　　如果到國外參展，在運輸代理的選擇上也要慎重。國內(nèi)的一些公司要價很便宜，但是對國外情況不了解。因此，參加國際展覽盡量選擇一些有國際代理關系的公司，這樣參展商的貨物安全性就會有保障，比如保昌在國外就有很多代理<a target="_blank"><font color="#000000">合作伙伴</font></a>，參展商的貸到達后，這些合作方會幫忙照看。 </font></p> <p><font face="Courier">　　特別提示 </font></p> <p><font face="Courier">　　★參展商要將貨物的詳細情況告訴運輸商，比如有沒有超長、超大型的和特別要求的貨物。參展商有時會自己解決包裝展品的問題。包裝一定要細致入微，要在貨物的包裝箱上將標簽填好，企業(yè)名稱、展覽會的名稱、展臺號、日期、貨物名稱等細節(jié)都要寫清楚。否則容易造成貨物丟失或進錯場館的情況。 </font></p> <p><font face="Courier">　　★展品包裝外的標識要全面。比如在較大設備的包裝箱外，要用特殊標志標明可以用來吊的位置、機器的重量、重心、方向等，這樣，展品進場時工人搬運操作起來就不會把貨物碰壞。如果展品是易碎品，在包裝時里面要加好防震的材料，箱子外面要特別注明易碎標志。如果展品不能倒放，也應該標明清楚。 </font></p> <p><font face="Courier">　　★國際展商雖然可以選擇運輸商，但需要注意的是：對于普通商品來說，參展商可以任意選擇一個運輸公司來承運，但是對屬于海關監(jiān)管的展覽品的運輸，則不是任何公司都能被選擇的。目前，并不是每個公司都可以做這種監(jiān)管運輸?shù)臉I(yè)務。因此，海外參展商在參加展會時要特別注意這個問題。 </font></p> <p><font face="Courier">　　★發(fā)貨后要通知展覽運輸商，告訴對方負責人已經(jīng)發(fā)貨，并將運單傳真過去，將發(fā)了什么樣的貨、通過哪家公司發(fā)的等寫明。通知的方式最好不要僅用電話，最好以文件的形式發(fā)傳真，一是便于對方留底查貨，二是展覽會期間很忙，對方聯(lián)系人不在的情況下，也會由其他負責人根據(jù)文件上的內(nèi)容進行核對。 </font></p> <p><font face="Courier">　　★與運輸代理的溝通最為重要。作為參展商，參加展覽會每個環(huán)節(jié)應該由專人負責，運輸也不例外。一些展會由于內(nèi)部溝通沒有做好，運輸公司通常會有找不到人的情況發(fā)生，這樣很容易耽誤時間。 </font></p> <p><font face="Courier">　　★北京經(jīng)常會有一些政治會議、外事活動。在這個時期，往往會有交通管制。而參展商對此情況通常不了解，但展覽運輸商對此經(jīng)驗會更豐富。因此，參展商一定要與運輸商緊密聯(lián)系，按運輸商的要求辦理相關手續(xù)。比如進京卡車需要各種證件、文件等。 </font></p> <p><font face="Courier">　　★很多展覽館管理不善，展覽館里常常有一些游擊隊式的搬運工。他們看見展商進來就蜂擁而上，以極低的價格承攬搬運業(yè)務。他們的價格雖然很低，但是服務的安全性沒有保證。 </font></p> <p><font face="Courier">　　★為了盡量節(jié)約進館時間，參展商應該聽展覽運輸商的安排，由展覽運輸商憑經(jīng)驗統(tǒng)籌安排，通過這種方式盡可能地爭取時間。 </font></p> <p><font face="Courier">　　★國際國內(nèi)同題材的展覽會很多，很多企業(yè)經(jīng)常會希望在一個展覽會后再去參加另外一地的展覽會。如果是進口展品，就要事先與運輸代理溝通，因為海關監(jiān)管的產(chǎn)品，報關手續(xù)比較繁瑣。如果兩個展覽會不在同一國，除了考慮海關轉(zhuǎn)關時間的因素外，還要考慮運輸?shù)膯栴}。每年某些季節(jié)是航空公司空運的旺季，有時候空港運輸太緊，航空公司不接受訂艙，這樣會使展品無法及時運抵目的地。 </font></p> <p><font face="Courier">　　★如果到國外參展，在運輸代理的選擇上也要慎重。國內(nèi)的一些公司要價很便宜，但是對國外情況不了解。因此，參加國際展覽盡量選擇一些有國際代理關系的公司，這樣參展商的貨物安全性會就有保障。</font></p>
(好展會網(wǎng)  物流專題  )