展會現(xiàn)場
如何運營會議接待中心
問：想辦個會議接待中心，但是不知道怎么鋪開和要做他需要什么東西 謝謝大家越多越好
答：應(yīng)是會議服務(wù)公司
答：1,會議接待中心的前期定位，裝飾，布置
2,會議召開的設(shè)備和用品準(zhǔn)備，如：投影機，投影幕布，語音廣皤，攝像，茶，筆，紙，登記本等
3,制定會議流程，擬定相關(guān)負(fù)責(zé)人，培訓(xùn)接待人員，以提供專業(yè)服務(wù)
4,印制會議中心的宣傳資料，編寫會議方案模版
5,與參會單位洽淡，撰寫詳細(xì)會議方案，請客戶參觀，考察場地，確定方案，簽訂合同，對客戶聯(lián)絡(luò)人保持聯(lián)系
6,會議安排實施，會前準(zhǔn)備，擬合同人數(shù)，組織客房，餐飲，酒店，娛樂，旅游，交通，準(zhǔn)備會議資料，邀請函，會議標(biāo)語，歡迎牌，指示牌，簽到，合影，錄音錄像，水果點心，菜單，景點，導(dǎo)游安排等
7，對數(shù)，結(jié)帳，匯總，指定專人負(fù)責(zé)
8，制作通訊錄分發(fā)
9,定期回訪，提供最新資料
和酒店談時間租期，設(shè)備租賃，服務(wù)項目，住宿，餐飲，用品，結(jié)算方式，價格等，談之前要對整個會議的工作流程，會議流程，方案，細(xì)節(jié)，價格都詳細(xì)了解就好談了，談來談去也是會議和接待以及時間，結(jié)算
http://www.51766.com/www/detailhtml/1101263418.html
2,會議召開的設(shè)備和用品準(zhǔn)備，如：投影機，投影幕布，語音廣皤，攝像，茶，筆，紙，登記本等
3,制定會議流程，擬定相關(guān)負(fù)責(zé)人，培訓(xùn)接待人員，以提供專業(yè)服務(wù)
4,印制會議中心的宣傳資料，編寫會議方案模版
5,與參會單位洽淡，撰寫詳細(xì)會議方案，請客戶參觀，考察場地，確定方案，簽訂合同，對客戶聯(lián)絡(luò)人保持聯(lián)系
6,會議安排實施，會前準(zhǔn)備，擬合同人數(shù)，組織客房，餐飲，酒店，娛樂，旅游，交通，準(zhǔn)備會議資料，邀請函，會議標(biāo)語，歡迎牌，指示牌，簽到，合影，錄音錄像，水果點心，菜單，景點，導(dǎo)游安排等
7，對數(shù)，結(jié)帳，匯總，指定專人負(fù)責(zé)
8，制作通訊錄分發(fā)
9,定期回訪，提供最新資料
和酒店談時間租期，設(shè)備租賃，服務(wù)項目，住宿，餐飲，用品，結(jié)算方式，價格等，談之前要對整個會議的工作流程，會議流程，方案，細(xì)節(jié)，價格都詳細(xì)了解就好談了，談來談去也是會議和接待以及時間，結(jié)算
http://www.51766.com/www/detailhtml/1101263418.html
答：希望可以幫到你，文字太長，如滿意，發(fā)到你郵件
千島湖國際會議中心策劃方案
(咨詢報告)
千島湖國際會議中心，是杭州“十一五”發(fā)展規(guī)劃提出的重點項目之一，是發(fā)展千島湖休閑旅游與會議旅游的大手筆，是淳安社會經(jīng)濟發(fā)展的重要抓手和推手。項目建設(shè)將大大完善千島湖休閑旅游度假區(qū)功能，促使千島湖旅游更加和諧并可持續(xù)性的向前發(fā)展。
一、千島湖會議經(jīng)濟的意義和作用
千島湖是國家級風(fēng)景名勝區(qū)，景區(qū)總面積982平方公里，是杭州西湖的108倍，庫容量達178億立方米，是西湖的3000余倍，湖區(qū)擁有大小島嶼1078座，星羅棋布、姿態(tài)各異，故稱千島湖。自上個世紀(jì)八十年代初期開放以來，千島湖旅游得到了迅速發(fā)展，千島湖被譽為“天下第一秀水”。千島湖群山疊翠，森林茂盛，四季鳥語花香，氣候宜人，是休閑、度假、療養(yǎng)、訪古、垂釣、狩獵、探幽的好去處。
千島湖是休閑度假勝地，也是會議旅游的首選目的地之一，自然條件完全不亞于以“達沃斯論壇”著稱的瑞士達沃斯和“博螯論壇”著稱的海南博螯。世界經(jīng)濟論壇年會會址所在地的達沃斯，本是瑞士窮山僻壤的一個小鎮(zhèn)，現(xiàn)在已成為全世界會議經(jīng)濟注意力的中心，每年的年會，僅世界主流媒體就有600多家蜂擁而至。我國海南省瓊海市的小島博鰲，也因為亞洲論壇年會的舉辦而一舉成名天下。事實上，2005千島湖“秀水節(jié)”期間舉辦的“國際湖泊論壇”（又稱“千島湖論壇”），也是為了打造千島湖會議中心品牌而所做的大膽嘗試。大力發(fā)展千島湖會議經(jīng)濟，帶動千島湖會議旅游、休閑旅游的快速發(fā)展，已經(jīng)引起了國家旅游局和省市縣領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。
國際會議特別是國際大型會議，可以大大提高一個地方或一座城市的知名度和影響力?！?9昆明世界園藝博覽會，當(dāng)年曾經(jīng)吸引了1000多萬中外游客參觀，“’99世博會、永久世博園”，如今昆明世界園藝博覽園已經(jīng)成為國內(nèi)最著名的AAAA旅游景區(qū)之一。據(jù)昆明世博集團公司總經(jīng)理花澤飛介紹，世博會結(jié)束后，世博集團立足于做強、做大以會展與會展文化傳播為核心的產(chǎn)業(yè)，由于世博園后續(xù)發(fā)展和轉(zhuǎn)制搞得比較好，云南省政府又把十來億資產(chǎn)，有15萬平方米的昆明國際會展中心（國際貿(mào)易中心）交給世博集團，委托世博集團經(jīng)營管理。昆明國際貿(mào)易中心，就是歷年舉辦昆交會的場館，世博集團經(jīng)營管理后，盤活了場館，2003年就接待了330多個會議和展覽。目前，以昆交會、旅游交易會等大型會展為主要標(biāo)志，發(fā)展世博相關(guān)會展產(chǎn)業(yè)，昆明作為我國中西部地區(qū)國際會展中心的龍頭地位進一步得到了確立?！?9昆明世界園藝博覽會對昆明乃至整個云南都有著深遠的意義和影響。“一個會議改變了一座城市”，借著世界園藝博覽會的東風(fēng)，昆明的城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提前了至少十年！借著世界園藝博覽會的轟動效應(yīng)，云南從一個鮮為外界知曉的中國邊陲省份，一夜之間聞名全國走紅世界，省內(nèi)一大批景區(qū)景點也因此而迅速馳名國際國內(nèi)，云南旅游業(yè)得到迅猛發(fā)展，成為我國數(shù)一數(shù)二的旅游大省。
相對于中西部地區(qū)的中心城市的昆明，以北京為中心的環(huán)渤海灣會展經(jīng)濟帶，以上海為中心的長三角會展經(jīng)濟帶，以廣州為中心的珠三角會展經(jīng)濟帶，北京、上海、廣州作為我國會展一線城市，正引領(lǐng)中國會展經(jīng)濟迅速發(fā)展。上海是國際大都市，作為“城市的面包”，“在城市上空撒錢”的會展業(yè)成為城市經(jīng)濟生活、精神生活、社會生活的“助推器”，成為提升城市國際競爭力的有力杠桿，對城市的整體發(fā)展、環(huán)境改善、人際關(guān)系的融合產(chǎn)生多方面的重要影響。上海每年舉辦的各類展覽400多個，展覽面積合計超過300萬平方米，舉行各類國際會議300多個，各類國內(nèi)會議數(shù)以萬計，吸引了世界各個國家和地區(qū)的人員來滬參展參會，會展規(guī)模和影響已經(jīng)擠身世界先進會展城市行列。浦東國際博覽中心，由浦東區(qū)政府和德國慕尼黑會展中心、德國漢諾威會展中心、多塞爾道夫會展中心合資建造，建筑面積25萬m²，每年僅僅場地出租費就達1億。在浦東國際博覽中心輻射作用帶動下，附近十多家家高星級賓館，客房出租率提高了10%～15%。會展這塊“大蛋糕”已成為現(xiàn)代服務(wù)業(yè)的生力軍，成為城市經(jīng)濟新的增長點。特別是2010年上海世界博覽會，將給上海乃至全國帶來更多的驚喜和機會，其中參觀游客7000萬人次，光旅游收入就是一個天文數(shù)字。這些游客相當(dāng)部分會來杭州、會到千島湖，還會派生出其他會議旅游、休閑旅游方式，從而大大促進杭州和千島湖的旅游發(fā)展。
浙江、杭州的會展業(yè)，是以上海為中心的長三角會展經(jīng)濟帶的重要組成部分，與國際大都市上海形成了重要的互補關(guān)系，特別是會議產(chǎn)業(yè)，杭州與上海的互補關(guān)系更加明顯。改革開放以來，浙江經(jīng)濟迅猛發(fā)展，以“市場大省”、“旅游大省”為依托的獨特優(yōu)勢，對浙江會展業(yè)發(fā)展起到了重要推動作用。杭州西湖博覽會（世界休閑博覽會）、寧波消費品博覽會與服裝節(jié)、中國(義烏)國際小商品博覽會等已經(jīng)成為全國重要的會展品牌。浙江會展產(chǎn)業(yè)以區(qū)域集群經(jīng)濟為基礎(chǔ)，區(qū)域中心城市杭州、寧波、溫州、義烏等會展經(jīng)濟都得到了迅速發(fā)展。
浙江會展業(yè)經(jīng)過多年發(fā)展，逐步形成了以杭州、寧波、義烏為主的北部、東部和中部三大會展經(jīng)濟區(qū)域，全省會展呈現(xiàn)三足鼎立格局。杭州展會側(cè)重文博、旅游、輕工、休閑，寧波展會集中于工業(yè)類制造業(yè)及外向型經(jīng)濟類展會，義烏展會則憑借小商品市場優(yōu)勢，開拓禮品、五金、文具、消費品等展會，促進國際貿(mào)易發(fā)展。這些地方辦會辦展的經(jīng)驗很值得千島湖發(fā)展會議經(jīng)濟借鑒。
（一）杭州：會展經(jīng)濟步入新階段
2006年，杭州共舉辦展覽238個，其中國際展會30個，展覽面積100萬平方米，全年會展?fàn)I業(yè)收入1 191 1萬元，展覽業(yè)邁入了一個新階段。在成功舉辦了7屆西博會之后，2006年杭州成功舉辦了世界休閑博覽會、第八屆西湖博覽會、中國國際動漫節(jié)等一系列大型國際展會，極大的帶動了杭州休閑業(yè)、動漫業(yè)、旅游業(yè)的發(fā)展。
千島湖國際會議中心策劃方案
(咨詢報告)
千島湖國際會議中心，是杭州“十一五”發(fā)展規(guī)劃提出的重點項目之一，是發(fā)展千島湖休閑旅游與會議旅游的大手筆，是淳安社會經(jīng)濟發(fā)展的重要抓手和推手。項目建設(shè)將大大完善千島湖休閑旅游度假區(qū)功能，促使千島湖旅游更加和諧并可持續(xù)性的向前發(fā)展。
一、千島湖會議經(jīng)濟的意義和作用
千島湖是國家級風(fēng)景名勝區(qū)，景區(qū)總面積982平方公里，是杭州西湖的108倍，庫容量達178億立方米，是西湖的3000余倍，湖區(qū)擁有大小島嶼1078座，星羅棋布、姿態(tài)各異，故稱千島湖。自上個世紀(jì)八十年代初期開放以來，千島湖旅游得到了迅速發(fā)展，千島湖被譽為“天下第一秀水”。千島湖群山疊翠，森林茂盛，四季鳥語花香，氣候宜人，是休閑、度假、療養(yǎng)、訪古、垂釣、狩獵、探幽的好去處。
千島湖是休閑度假勝地，也是會議旅游的首選目的地之一，自然條件完全不亞于以“達沃斯論壇”著稱的瑞士達沃斯和“博螯論壇”著稱的海南博螯。世界經(jīng)濟論壇年會會址所在地的達沃斯，本是瑞士窮山僻壤的一個小鎮(zhèn)，現(xiàn)在已成為全世界會議經(jīng)濟注意力的中心，每年的年會，僅世界主流媒體就有600多家蜂擁而至。我國海南省瓊海市的小島博鰲，也因為亞洲論壇年會的舉辦而一舉成名天下。事實上，2005千島湖“秀水節(jié)”期間舉辦的“國際湖泊論壇”（又稱“千島湖論壇”），也是為了打造千島湖會議中心品牌而所做的大膽嘗試。大力發(fā)展千島湖會議經(jīng)濟，帶動千島湖會議旅游、休閑旅游的快速發(fā)展，已經(jīng)引起了國家旅游局和省市縣領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。
國際會議特別是國際大型會議，可以大大提高一個地方或一座城市的知名度和影響力?！?9昆明世界園藝博覽會，當(dāng)年曾經(jīng)吸引了1000多萬中外游客參觀，“’99世博會、永久世博園”，如今昆明世界園藝博覽園已經(jīng)成為國內(nèi)最著名的AAAA旅游景區(qū)之一。據(jù)昆明世博集團公司總經(jīng)理花澤飛介紹，世博會結(jié)束后，世博集團立足于做強、做大以會展與會展文化傳播為核心的產(chǎn)業(yè)，由于世博園后續(xù)發(fā)展和轉(zhuǎn)制搞得比較好，云南省政府又把十來億資產(chǎn)，有15萬平方米的昆明國際會展中心（國際貿(mào)易中心）交給世博集團，委托世博集團經(jīng)營管理。昆明國際貿(mào)易中心，就是歷年舉辦昆交會的場館，世博集團經(jīng)營管理后，盤活了場館，2003年就接待了330多個會議和展覽。目前，以昆交會、旅游交易會等大型會展為主要標(biāo)志，發(fā)展世博相關(guān)會展產(chǎn)業(yè)，昆明作為我國中西部地區(qū)國際會展中心的龍頭地位進一步得到了確立?！?9昆明世界園藝博覽會對昆明乃至整個云南都有著深遠的意義和影響。“一個會議改變了一座城市”，借著世界園藝博覽會的東風(fēng)，昆明的城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提前了至少十年！借著世界園藝博覽會的轟動效應(yīng)，云南從一個鮮為外界知曉的中國邊陲省份，一夜之間聞名全國走紅世界，省內(nèi)一大批景區(qū)景點也因此而迅速馳名國際國內(nèi)，云南旅游業(yè)得到迅猛發(fā)展，成為我國數(shù)一數(shù)二的旅游大省。
相對于中西部地區(qū)的中心城市的昆明，以北京為中心的環(huán)渤海灣會展經(jīng)濟帶，以上海為中心的長三角會展經(jīng)濟帶，以廣州為中心的珠三角會展經(jīng)濟帶，北京、上海、廣州作為我國會展一線城市，正引領(lǐng)中國會展經(jīng)濟迅速發(fā)展。上海是國際大都市，作為“城市的面包”，“在城市上空撒錢”的會展業(yè)成為城市經(jīng)濟生活、精神生活、社會生活的“助推器”，成為提升城市國際競爭力的有力杠桿，對城市的整體發(fā)展、環(huán)境改善、人際關(guān)系的融合產(chǎn)生多方面的重要影響。上海每年舉辦的各類展覽400多個，展覽面積合計超過300萬平方米，舉行各類國際會議300多個，各類國內(nèi)會議數(shù)以萬計，吸引了世界各個國家和地區(qū)的人員來滬參展參會，會展規(guī)模和影響已經(jīng)擠身世界先進會展城市行列。浦東國際博覽中心，由浦東區(qū)政府和德國慕尼黑會展中心、德國漢諾威會展中心、多塞爾道夫會展中心合資建造，建筑面積25萬m²，每年僅僅場地出租費就達1億。在浦東國際博覽中心輻射作用帶動下，附近十多家家高星級賓館，客房出租率提高了10%～15%。會展這塊“大蛋糕”已成為現(xiàn)代服務(wù)業(yè)的生力軍，成為城市經(jīng)濟新的增長點。特別是2010年上海世界博覽會，將給上海乃至全國帶來更多的驚喜和機會，其中參觀游客7000萬人次，光旅游收入就是一個天文數(shù)字。這些游客相當(dāng)部分會來杭州、會到千島湖，還會派生出其他會議旅游、休閑旅游方式，從而大大促進杭州和千島湖的旅游發(fā)展。
浙江、杭州的會展業(yè)，是以上海為中心的長三角會展經(jīng)濟帶的重要組成部分，與國際大都市上海形成了重要的互補關(guān)系，特別是會議產(chǎn)業(yè)，杭州與上海的互補關(guān)系更加明顯。改革開放以來，浙江經(jīng)濟迅猛發(fā)展，以“市場大省”、“旅游大省”為依托的獨特優(yōu)勢，對浙江會展業(yè)發(fā)展起到了重要推動作用。杭州西湖博覽會（世界休閑博覽會）、寧波消費品博覽會與服裝節(jié)、中國(義烏)國際小商品博覽會等已經(jīng)成為全國重要的會展品牌。浙江會展產(chǎn)業(yè)以區(qū)域集群經(jīng)濟為基礎(chǔ)，區(qū)域中心城市杭州、寧波、溫州、義烏等會展經(jīng)濟都得到了迅速發(fā)展。
浙江會展業(yè)經(jīng)過多年發(fā)展，逐步形成了以杭州、寧波、義烏為主的北部、東部和中部三大會展經(jīng)濟區(qū)域，全省會展呈現(xiàn)三足鼎立格局。杭州展會側(cè)重文博、旅游、輕工、休閑，寧波展會集中于工業(yè)類制造業(yè)及外向型經(jīng)濟類展會，義烏展會則憑借小商品市場優(yōu)勢，開拓禮品、五金、文具、消費品等展會，促進國際貿(mào)易發(fā)展。這些地方辦會辦展的經(jīng)驗很值得千島湖發(fā)展會議經(jīng)濟借鑒。
（一）杭州：會展經(jīng)濟步入新階段
2006年，杭州共舉辦展覽238個，其中國際展會30個，展覽面積100萬平方米，全年會展?fàn)I業(yè)收入1 191 1萬元，展覽業(yè)邁入了一個新階段。在成功舉辦了7屆西博會之后，2006年杭州成功舉辦了世界休閑博覽會、第八屆西湖博覽會、中國國際動漫節(jié)等一系列大型國際展會，極大的帶動了杭州休閑業(yè)、動漫業(yè)、旅游業(yè)的發(fā)展。
答：一、 會議報道之前的工作
1、與會議主辦單位確認(rèn)會議的報到日期、會議名稱、會議用水牌和布標(biāo)、到會的大致人數(shù)、使用會議室的日期和會議室擺設(shè)方式、會務(wù)組老師（或工作人員）到達日期（確認(rèn)航班或車次）、會務(wù)組的會議要求（會議主辦單位內(nèi)容， 到會講課老師的安排和待遇、接送問題、酒店住宿安排、講課的時間、有關(guān)會議安排的細(xì)節(jié)問題、會后考察的具體行程安排）；同時提供所掌握的酒店情況給會議的老師以供其參考，在推薦酒店的過程中需要注意選擇的酒店的價格在符合會議要求的范圍內(nèi)。
2、在上述情況落實后盡快將所選酒店訂妥（房間、餐標(biāo)、會議室價格按天計算、酒店位置），落實在會議報到日期接站所用車輛和聯(lián)系方式（需根據(jù)報到人數(shù)安排相應(yīng)接站用車）；落實會后考察行程的用車、導(dǎo)游、火車票、飛機票、地接社（只是提前進行大致預(yù)訂）。
▲會議場地要求：9個多媒體教室；容納2-300人左右
3、在酒店預(yù)訂完畢后，將酒店的大致情況以書面的形式將傳真件發(fā)送至主辦方，尤其是將酒店的具體準(zhǔn)確的所在地理位置和從機場或火車站出發(fā)到達酒店的乘車（公交車）方式告知會議主辦方；同時可再次與對方確認(rèn)會議報到人數(shù)和日程安排有無變化或是更改。
4、第三項（3、）工作完畢后可向行程用車單位或個人、導(dǎo)游、機車票、地接社作出相對準(zhǔn)確的答復(fù)，以便對方作出相應(yīng)的安排和接會準(zhǔn)備。
5、準(zhǔn)備會議所用相關(guān)用具（會議在酒店或團隊車輛使用的各類標(biāo)識、簽到登記的表格、文具用品、學(xué)習(xí)資料袋【包括：筆記本、筆、文件袋】、預(yù)訂返程交通所用表格和車次時刻表、相應(yīng)的返程交通價格表、會后考察的紀(jì)念品【禮品】、座簽牌）同時通知會議用酒店此次會議的名稱和對于提前到達的學(xué)員如何安排住宿。
6、通知酒店，會務(wù)工作人員需要提前一天【也可根據(jù)到會人員的情況而定】進駐酒店并準(zhǔn)備會務(wù)組用房；同時通知接站的用車和確認(rèn)司機的聯(lián)系電話、車型及接站人員會議所在酒店和會務(wù)組房間號；同時與會議主辦方聯(lián)系告知會務(wù)工作人員已經(jīng)入住酒店。在入住酒店后須將會議的名稱和報到地點、乘車方式、酒店聯(lián)系電話、會務(wù)組所在房間通知辦公室職守人員
二、 會議報到前準(zhǔn)備工作
1、入住酒店的工作人員須將會務(wù)組房間布置好以便會議報到時使用；同時與酒店各個相關(guān)部門協(xié)調(diào)好會議細(xì)節(jié)問題（如：會議用布標(biāo)、水牌、會議室、餐廳的情況）；將會務(wù)組標(biāo)識張貼好在容易看到的地方。
2、詳細(xì)了解本會議所用場所的位置【如: 餐廳、會議室、會務(wù)組老師和講課老師所用的房間】。
3、相關(guān)會議使用設(shè)備的準(zhǔn)備情況【如：會場布置情況、多媒體投影儀】。
三、 會議期間的工作
1、會議在報到期間最重要的是【收費】。在收費過程中必須細(xì)致、準(zhǔn)確、書面登記。
收費過程中必須嚴(yán)格按程序操作，及：
（1）確定學(xué)員情況
（2）根據(jù)情況計算應(yīng)交費用
（3）填寫收費【收據(jù)】不撕！
（4）收款
（5）將收據(jù)撕下交于學(xué)員
（6）填寫報到表。
2、在出現(xiàn)收費后，收據(jù)已開出的情況下；學(xué)員行程出現(xiàn)變化必須在【原收據(jù)】的基礎(chǔ)上進行加注或更改，更改后的內(nèi)容必須有客人簽字和日期。
四、 會議期間注意問題
1、會務(wù)組必須始終保持整潔、干凈和安靜的環(huán)境。
2、會務(wù)組所用的書面文件需保存完好。
3、會務(wù)款的支出或相互來往必須以書面形式體現(xiàn)；及相互出據(jù)憑證。
4、. 各人會務(wù)款必須保管好，做到每天進行清點，保險安全的寄存
1、與會議主辦單位確認(rèn)會議的報到日期、會議名稱、會議用水牌和布標(biāo)、到會的大致人數(shù)、使用會議室的日期和會議室擺設(shè)方式、會務(wù)組老師（或工作人員）到達日期（確認(rèn)航班或車次）、會務(wù)組的會議要求（會議主辦單位內(nèi)容， 到會講課老師的安排和待遇、接送問題、酒店住宿安排、講課的時間、有關(guān)會議安排的細(xì)節(jié)問題、會后考察的具體行程安排）；同時提供所掌握的酒店情況給會議的老師以供其參考，在推薦酒店的過程中需要注意選擇的酒店的價格在符合會議要求的范圍內(nèi)。
2、在上述情況落實后盡快將所選酒店訂妥（房間、餐標(biāo)、會議室價格按天計算、酒店位置），落實在會議報到日期接站所用車輛和聯(lián)系方式（需根據(jù)報到人數(shù)安排相應(yīng)接站用車）；落實會后考察行程的用車、導(dǎo)游、火車票、飛機票、地接社（只是提前進行大致預(yù)訂）。
▲會議場地要求：9個多媒體教室；容納2-300人左右
3、在酒店預(yù)訂完畢后，將酒店的大致情況以書面的形式將傳真件發(fā)送至主辦方，尤其是將酒店的具體準(zhǔn)確的所在地理位置和從機場或火車站出發(fā)到達酒店的乘車（公交車）方式告知會議主辦方；同時可再次與對方確認(rèn)會議報到人數(shù)和日程安排有無變化或是更改。
4、第三項（3、）工作完畢后可向行程用車單位或個人、導(dǎo)游、機車票、地接社作出相對準(zhǔn)確的答復(fù)，以便對方作出相應(yīng)的安排和接會準(zhǔn)備。
5、準(zhǔn)備會議所用相關(guān)用具（會議在酒店或團隊車輛使用的各類標(biāo)識、簽到登記的表格、文具用品、學(xué)習(xí)資料袋【包括：筆記本、筆、文件袋】、預(yù)訂返程交通所用表格和車次時刻表、相應(yīng)的返程交通價格表、會后考察的紀(jì)念品【禮品】、座簽牌）同時通知會議用酒店此次會議的名稱和對于提前到達的學(xué)員如何安排住宿。
6、通知酒店，會務(wù)工作人員需要提前一天【也可根據(jù)到會人員的情況而定】進駐酒店并準(zhǔn)備會務(wù)組用房；同時通知接站的用車和確認(rèn)司機的聯(lián)系電話、車型及接站人員會議所在酒店和會務(wù)組房間號；同時與會議主辦方聯(lián)系告知會務(wù)工作人員已經(jīng)入住酒店。在入住酒店后須將會議的名稱和報到地點、乘車方式、酒店聯(lián)系電話、會務(wù)組所在房間通知辦公室職守人員
二、 會議報到前準(zhǔn)備工作
1、入住酒店的工作人員須將會務(wù)組房間布置好以便會議報到時使用；同時與酒店各個相關(guān)部門協(xié)調(diào)好會議細(xì)節(jié)問題（如：會議用布標(biāo)、水牌、會議室、餐廳的情況）；將會務(wù)組標(biāo)識張貼好在容易看到的地方。
2、詳細(xì)了解本會議所用場所的位置【如: 餐廳、會議室、會務(wù)組老師和講課老師所用的房間】。
3、相關(guān)會議使用設(shè)備的準(zhǔn)備情況【如：會場布置情況、多媒體投影儀】。
三、 會議期間的工作
1、會議在報到期間最重要的是【收費】。在收費過程中必須細(xì)致、準(zhǔn)確、書面登記。
收費過程中必須嚴(yán)格按程序操作，及：
（1）確定學(xué)員情況
（2）根據(jù)情況計算應(yīng)交費用
（3）填寫收費【收據(jù)】不撕！
（4）收款
（5）將收據(jù)撕下交于學(xué)員
（6）填寫報到表。
2、在出現(xiàn)收費后，收據(jù)已開出的情況下；學(xué)員行程出現(xiàn)變化必須在【原收據(jù)】的基礎(chǔ)上進行加注或更改，更改后的內(nèi)容必須有客人簽字和日期。
四、 會議期間注意問題
1、會務(wù)組必須始終保持整潔、干凈和安靜的環(huán)境。
2、會務(wù)組所用的書面文件需保存完好。
3、會務(wù)款的支出或相互來往必須以書面形式體現(xiàn)；及相互出據(jù)憑證。
4、. 各人會務(wù)款必須保管好，做到每天進行清點，保險安全的寄存